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Tuto Open Collective

Les manip' sur Open Collective

Premiers pas
Pour se connecter àà Open Collective

Sur opencollective.com, il faut saisir son mail et cliquer sur le lien de connexion reçreçu. Ce sera comme çça pour toutes les connexions, il n'y a donc pas de mot de passe.

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Comprendre la page d'accueil

Et aprèaprès ?

Une fois connectéconnecté.e, la page ci-dessous apparait, si ce n'est pas la cas, clique juste sur "Open Collective" en haut àà droite, c'est un peu la ligne de vie. En vert, c'est que que du bla bla marketing et çça nous sert àà rien. Et en bleu, il y a le "rechercher" et l'espace perso.

Open Collective, fonctionne un peu comme tous plein de coffres. Il y a des "hôhôtes fiscaux" qui héhébergent tous les coffres de leur asso. Chaque coffre (par exemple un Groupe Local) peut avoir d'autres petits coffres dedans (des actions, événements…événements…).
Et en gros, les référéférent.es finances passent leur temps àà crécréer des coffres 💰, àà dédéplacer l'argent 💶 entre les coffres et àà valider les sorties d'argent pour des personnes.

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Exemple de recherche

Si on tape "XR" on tombe sur tous pleins de rérésultats.

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Ca ressemble àà quoi une page type ?

Ce genre de page existe pour les "collectifs", "projets" et "évéévénements". C'est toujours un peu pareil.

Il y a la description de ce que c'est, un espace pour envoyer de l'argent, une zone avec tous les Projets/Evenements (des sous-coffres en quelque sorte) et le cliquable "ajouter une dédépense" qui sert pour demander un remboursement.


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Si on continue plus bas, on trouve le dédétails de qui àà donnédonné de l'argent (ou quels comptes), les actus qui permettent de faire des bilans réréguliers par exemple, et la partie budget, qui liste toutes les dédépenses.

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Se faire rembourser une dédépense

Post la base : ICI
Etape 1 : "Ajouter une dédépense" (si tu n'es pas connecté·connecté·e) ou (si tu es connecté·connecté·e) Actions => "Soumettre une dédépense" ou "Submit expense"

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ÉÉtape 2 : Facture OU Remboursement puis => choisir le mode de remboursement et remplir les informations de la demandeuse

EtDu toujoursfait mettred'une "customréglementation payouteuropéenne, method"/"moyennotre dehôte paiementfiscal personnalisé".doit Saisirconnaitre uniquement le numéro IBAN & le nom/pseudol'identité de la personnedemandeuse. bénéficiaireIl dufaut remboursement.donc (remplir les informations demandées avec de vrais informations sinon le remboursement risque d'être refusé. Ces informations ne sont visibles que par les administratrices)

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ÉÉtape 3 : nommer la facture et l'ajouter en photo ou PDF
Ce document doit êêtre complet et avec toutes les infos lisibles.

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ÉÉtape 4 : prépréciser les infos.

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ÉÉtape 5 : envoyer la dédépense, ééventuellement avec un petit commentaire.

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NB : toutes les informations saisies ici sont visibles par les admin XR de l'Open Collective concernéconcerné et par les super-admins de All For Climat.

CréCréer un évéévénement

C'est nénécessaire pour attribuer du budget, recevoir les subventions du GST et permettre des remboursements. Ces "évéévénements" permettent aussi de faire un peu un historique des actions du groupe et facilite la transparence.

ÉÉtape 1 : aller sur sa page.

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ÉÉtape 2 : cliquer sur "crécréer un évéévénement" et remplir les informations.

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Valider une demande en tant qu'admin

Extrait du post la base.

Cette possibilitépossibilité est exclusivement réservéréservée aux admins du collectif.

  1. Comme admin de votre collectif, vous recevez par mail toute demande de remboursement.

  2. Cliquez sur le lien qui figure dans le mail et qui vous donne un accèaccès àà la demande.

  3. VéVérifiez que la demande comporte les informations indispensables:

  • Description simple et explicite de la dédépense
  • Facture ou justificatif de paiement fourni pour chaque dédépense
  • N°N° d’d’IBAN dans la case «« informations »» + le pseudo ou le nom du bénébénéficiaire si le numénuméro d’d’IBAN du bénébénéficiaire est diffédifférent de celui qui fait la demande

  1. Avant de valider ou rejeter la demande, vous pouvez publier un message qui sera adresséadressé àà la personne qui demande qui pourra ainsi rérépondre àà des questions avant validation.

  2. Enfin, vous pourrez valider ou rejeter la demande. En cas d’d’erreur du dédéposant, le fait de rejeter sa demande lui permet d’d’en soumettre une nouvelle en remplissant les bonnes informations qui sont demandédemandées.

  3. Une fois validévalidée la demande peut toujours êêtre rejetérejetée avant paiement si cela est nénécessaire.

  4. Le paiement par All For Climate interviendra quelques jours aprèaprès la validation de la dédépense. Une fois payépayée, la dédépense n’n’est plus modifiable.

  5. Une fois validévalidé, le virement bancaire sera effectuéeffectué dans les jours suivants.

  6. En cas d’d’informations erronéerronées ou illisibles, l’l’admin de All For Climate pourra adresser aux admins une ou des demandes particulièparticulières.

Les admins : essayons de bien remplir notre tâtâche pour ne pas accabler de travail l’l’admin d’d’All For Climate.

(Il n’n’y a pas de frais prélevéprélevés pour les virements bancaires de paiement. Les donnédonnées IBAN et factures restent confidentielles.)

DéDéplacer de l'argent entre des évéévénements ou vers le compte source

ÉÉtape 1 : "Contribute Money"/"Contribuer financièfinancièrement"

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ÉÉtape 2 : indiquer le montant

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ÉÉtape 3 : choisir d'oùoù vient l'argent

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ÉÉtape 4 : prépréciser la méméthode de paiement (par dédéfaut sur du transfert compte àà compte)

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