Tuto finances - Groupe Local

Au niveau local, la gestion des finances est un enjeux important. Elle permet le financement des actions et de tout un tas de petites dépenses qui permet au groupe d'avoir tout ce qu'il lui faut pour son activité quotidienne.

Dans ce tuto, qu'il ne faut pas hésiter de nourrir de vos expériences, vous trouverez quelques conseils pour bien fonctionner.

Comment s'organiser en local ?

Plusieurs choses sont imaginables. Étant donné les responsabilités et les outils associés, rédiger un mandat propre avec des rôles tournant peut-être pertinent.

Exemple version courte du Mandat Toulousain

En bref :

Raison d’être :
- Financer les actions et le matériel sur Toulouse
Redevabilité :
- être tranparent.es sur les des dépenses
- répondre aux demandes en moins de 2 semaines
- faire le lien avec le GST national
Domaine :
- Open Collective et Hello Asso du GL de Toulouse
- Caisse en espèce

Fonctionnement du Groupe de Travail

1/ Accumuler des sous-sous

Pour financer les actions et du matériel du GL, le GT met tout en oeuvre pour recevoir des dons :

Collecte sur l’Open Collective
Caisse en espèce pour des contributions durant les AL, formations, réunions, brief d’action…
Aide aux Coordos d’action pour la création d’un Open COllective à leur nom

2/ Aider à la réalisation de budgets

Pour permettre aux coordos de réaliser des budgets précis, exhaustifs et rigoureux, le GT se tient disponible pour tout conseil par mail à finances.toulouse@protonmail.com ou par messages privés aux membres du GT.

3/ Financer les actions

Critères de financement :

Les actions sont financées suivant les règles nationales 1 :

L’action ou le service pour lequel des dépenses sont proposées contribue-t-il de manière substantielle à la réalisation des objectifs de XR ? Est-il en accord avec les principes de XR ?
La même action ou le même service pourrait-il être effectué sans engager de dépenses ?
La somme réclamée est-elle la « voie la moins coûteuse » pour atteindre l’objectif pertinent ?
Le montant réclamé se situe-t-il dans les limites raisonnables pour le type de dépense ?
Disposons-nous de fonds suffisants ?

Demande de financement :

Pour financer une Action XR, une demande doit être faite au GT Finances toulousain à finances.toulouse@protonmail.com.
Cette demande doit comporter :

Un budget précis de l’action : Document à télécharger et à remplir ici
Un descriptif de l’action qui permette de voir si l’action rentre dans le cadre XR

Le GT s’occupe de relayer au GST nationale. Les délais sont de 2 semaines pour avoir une réponses. Les coordo ne doivent pas s’attendre à avoir un « oui » systématique.
Dans la mesure du possible, l’action est financée localement.

4/ Acheter du matériel pour le GL

Pour permettre au GT d’avoir du matériel prêt à l’emploi et disponible pour les coordos ou la vie de groupe, le GT peut financer certains achats en dehors de toute demande de financement.
Par exemple pour :

Du matériel d’artivisme (peintures, cutters…)
Des costumes récurents : red rebel…
Du matériel lourd : enceintes, vidéo-projecteur…

Ces achats peuvent se faire par le biais du GT finance, à l’initiative de n’importe quelle rebelle ou GT, et selon les modalités suivantes :
Achat de moins de 100€ : sans consultation, simple information sur le canal « GT finances »
Achat de 100€ à 250€ : demande de non-opposition sur et la base, délais de 10 jours
Achat de plus de 250€ : validation par consentement en AL

Recrutement

Vous êtes motivé-e-s pour vous emparer du sujet des finances sur Toulouse ?
N’hésitez pas !
Une équipe de rebelle impliquée, et de confiance permettra d’appuyer les actions du Groupe Local de Toulouse.

De part son caractère particulier, ce GT a un recrutement un peu procédurale :

envoyer un message privé à un.e des membres du GT.
les membres du GT communiquent une candidature sur Annonces générales sans nommer la personne
un comité composé de 3 personnes, tirées au sort parmi les volontaires et d’une personne du GT finance, à 7 jours maximum pour rendre un avis justifié.
célébration !

L’équipe Finances de Toulouse

Comment s'organiser dans le GT ?

Version Toulousaine

On est un petit groupe assez grand pour que ça tourne, assez petit pour qu'on maîtrise. Quelque chose en 3 et 6 actif.ves semble pas mal.

Quand une personne ou un groupe a besoin d'un financement, il peut faire la demande publiquement sur le canal "Demandes au GT Finances" ou s'adresser à une des personnes du GT.

Dans le cas d'une action, le GT essaie d'être présent le plus en amont possible pour accompagner la coordo. Meilleure est la confiance, plus fine est la construction du budget.

On créer rapidement un canal Mattermost avec la coordo et les membres du GT Finances, cela nous permet de rappeler très vite le fonctionnement et facilite l'appropriation de la "méthode" par la coordo. Sur la base d'un premier budget envoyé par la coordo, le GT aide à ajuster les dépenses et trouver des alternatives moins chères.

Ensuite, sur le canal du GT, les membres définissent le financement par le GL et s'il faut faire un demande au GST. Le cas échéant, il s'occupe de tout, pour que la coordo se concentre sur la prépa d'action. C'est un choix fait sur le constat d'une très mauvaise maîtrise de la base par nos rebelles, qu'il convient d'adapter à chaque GL.

Gérer les finances

Parce qu'on ne sait pas encore faire des bombes de tag avec du jus de betterave, il faut parfois sortir le chéquier. Voyons ici comment gérer tout ça au niveau du groupe local.

"Gagner" de l'argent

Pour augmenter ses recettes, il y a de nombreux leviers.

Faire tourner la caisse

En réunion, assemblée, formation et sur les actions, c'est simple et efficace. Une bonne vielle méthode qui permet de ne pas trop se casser la tête avec tous pleins de comptes en ligne. Suivant l'activité du groupe et les ressources de ses membres, les dons peuvent dépasser la centaine d'euros mensuel.

C'est parfois compliqué de trouver le juste équilibre. On peut vite passer pour les relous ou mettre des personnes qui ne peuvent pas donner mal à l'aise. Alors quelques pro-tips :

Avoir une belle caisse ou boite. C'est beaucoup mieux qu'une moche, ou qu'une poche. Pensez à la mettre de façon bien visible et qu'elle soit portable. La taille idéale c'est la boite à sucre, ou le pot de café avec tout plein de stickers dessus. C'est chouette si elle est opaque.
Trouver des façons enthousiasmantes de faire le traditionnel appel à dons et proscrire la quête qui tourne comme à l'église. Par exemple et l'associant aux différents appels à l'action ou à l'annonce des projets en cours. Ça peut aussi être la traditionnelle musique de pause "Money, money, money". Ou une simple phrase joliment écrite dans l'ordre du jour, à lire par la facilitation.
Essayer de limiter les "vous voyez on a besoin d'argent, donc si vous voulez qu'on avance, bah... va falloir passer à la caisse". Créer une pression au don, même rigolote, même si ça semble nécessaire, n'est pas une option : c'est contraire à la Culture Régé d'une part et limite grandement le sentiment d'inclusion d'autre part. Les personnes savent très bien si elle peuvent et veulent donner, il faut juste leur rappeler et faciliter l'action de donner.
Dépersonnaliser les dons. Le mieux est que personne ne sache qui a donné et qui n'a pas donné. La boite peut être visible sans forcément être au centre de la table de réu ou de repas. Dans la même veine, ne jamais remercier nommément les personnes. Les dons doivent rester totalement désintéressés.

Enfin, c'est pas mal d'avoir une deuxième caisse, pour mettre l'argent en sécurisé et éviter qu'il ne se balade trop. Pour cette dernière, un petit carnet peut permettre le suivi des entrées et sorties d'argent.

Recevoir des dons sur Hello Asso

C'est un moyen avec beaucoup de potentiel. Hello Asso est une plateforme de dons ponctuels ou récurrents. L'interface assez simple et il n

Réseaux sociaux bla bla

Signature mail

Comment créer une cagnotte HelloAsso ? (Cf Base)

Le post original sur la base. (A jour 19/12/2022)

Le saviez-vous ? Il est possible pour chaque groupe local ou pour une grosse action ou un projet qui dure un peu de demander la création d’une cagnotte sur HelloAsso afin de pouvoir collecter des fonds.

Comment ça marche ?

Les gens font des dons ponctuels ou mensuels, vous pouvez prédéfinir des montants mais les montants libres sont aussi possibles. Cette cagnotte n’a pas de durée limitée et le montant des dons n’apparaît pas sur la page de la cagnotte.

L’argent collecté est versé sur le compte de l’association Alerte Planete le 10 du mois suivant celui de la collecte (il est possible dans certaines conditions que vous puissiez obtenir un remboursement anticipé, de la part de XR France).

Comment lancer la cagnotte ?

Le-a coordinateur-trice doit envoyer un mail à financesxr+cagnotte@protonmail.com pour la création de votre cagnotte.

Lors de votre demande, il est nécessaire de fournir le pseudo et l’adresse mail perso de deux rebelles (de préférence en parité) qui deviendront administrateur-rice.s de la collecte et qui pourront ainsi modifier les textes, visuels, et d’autres paramètres, et qui pourront également suivre les dons en temps réel. Nous limitons le nombre d’administrateur-rice.s à deux car chacun d’elleux a accès aux données personnelles des donateurs de la collecte concernée.

*le donateur peut faire un don totalement anonyme du public, les informations personnelles qu’il devra fournir pour son don seront accessibles uniquement par les administrateurs de la cagnotte (*Hello Asso, protection des données personnelles RGPD).

Comment obtenir l’argent ?

Pour les cagnottes des groupes locaux, le groupe local pourra suivre le processus de gestion des fonds collectés sur l’Open Collective de son groupe.
Un Open Collectif dédié sera créé automatiquement dès que des fonds seront collectés sur une cagnotte Hello Asso pour un GL.
L’argent collecté servira au remboursement des frais engagés par le groupe local; ces dépenses devront être validées par les administrat-eur-rice-s de l’open collectif.
Les remboursements devront suivre le mode d’emploi suivant: Pour être remboursé.

Pour les cagnottes concernant des actions, les fonds collectés seront versés sur l’événement correspondant dans Open Collective. Les modalités de remboursement des dépenses se fera selon le même processus que pour les cagnottes des groupes locaux.

N’hésitez pas si vous avez des questions.

Lorsque vous êtes admin d’une cagnotte, à partir du lien de connection/édition de votre cagnotte https://www.helloasso.com/associations/alerte-planete/formulaires/n°/editer 7 vous devrez cliquer sur mot de passe oublié. Vous recevrez ensuite un mail pour créer votre mot de passe personnel qui vous permettra d’accéder à la gestion de votre cagnotte via le lien …/editer.

Avec Amour et Rage (et un peu de fonds)

Les recettes invisibles

Parce que la meilleur dépense est celle qu'on ne fait pas, voici quelques conseils pour les coordos ou autres dépenses de GL.

Récupérer plutôt qu'acheter. Un vidéo projecteur pour les formations, des draps pour une banderole, des peluches pour une action, des vielles cordes d'escalade pour tendre des objets ou des mousquetons pour les arm-lock, de la bouffe de récup' pour la bulle régé... sont autant de choses que l'on peut trouver parmi les rebelles du GL, les sympathisantes sur les réseaux sociaux ou auprès de tout XR France sur ce bon vieux canal bavardages.

Faire plutôt que faire faire. Une banderoles sur des draps prend 2 à 5h à faire, elle sera peut-être moins propre que celle de Dernière Rénovation, mais elle coutera aussi bien moins chère. Pareil pour les T-Shirt personnalisés désormais faisables sur Paris. Enfin, une table ne sera jamais aussi authentique qu'avec trois bouts de palettes.

Les super-invisibles. Celle-ci c'est un peu la fausse-bonne idée, et en même temps elle est souvent assez naturelle. Ce sont toutes les petites dépenses pour lesquelles ont ne demande rien : les impressions du brief, tous les trajets en voitures, la bouffe pour la GavUp, le cable HDMI prêté "pour dépanner un moment"... Bref, vive les éco-gestes.