Tuto finances - Coordo d'action

Dans la prépa d'action, la gestion financière est une partie un peu ingrate. Ce grand invisible pourtant nécessaire. Ce tuto ambitionne de présenter les conseils pour faciliter l'appropriation du sujet et partager les bonnes pratiques.

Le Budget

Le budget c'est un peu le b.a.-ba. il permet de lister toutes les dépenses envisagées. Il permet de voir quels seront les "gros" postes de dépenses pour rechercher des pistes moins chères.

Le budget : késako ?

Le budget brouillon : celui là, il peut être fait dès l'idée d'action et permet ainsi de guider un peu la coordo dans la définition de l'action. Par exemple, si vous prévoyez un blocage de route avec 30 personnes enchainées, mais que ça vous coute 500€ de chaines et cadenas, peut-être que vous pourrez préférer une autre technique de blocage moins coûteuse et plus 'solide'.

Le budget officiel : le vrai de vrai. C'est le plus complet. Il liste exhaustivement toutes les dépenses avec un prix assez précis pour chacune d'elle. Le GST finances (et la plupart des GT Finances locaux) utilisent ce budget pour allouer un financement.

Le budget complet pour le GST Finances

Pour permettre au GST d'étudier la demande, il faut quelques éléments importants. Mais en gros, il s'agit de comprendre "qu'est-ce que c'est" et "combien ça va coûter".

Voici la check liste.  :

• Le groupe concerné Ça nous permet d'échanger avec les référentes du GT Finance, d'envoyer l'argent au bon endroit et d'accompagner le GL dans ses financements.
• Le nom du projet Ça nous aide à en parler et à l'individualiser au sein d'open collective.
• La date du projet et sa durée. Pour pouvoir traiter la demande dans les meilleurs délais.
• Une présentation suffisamment détaillée qui permet de le juger au regard de nos critères et de communiquer sur l'Open Collective.
  
• Le nombre approximatif de rebelles impliqué.es, pour estimer la pertinence des quantités achetées.
  
• Un budget prévisionnel total détaillé. Plutôt sous forme de tableau. Préciser les quantités et coûts de chaque élément. Ajouter quelques commentaires pour voir ce qui est pris en charge par le GL ou en auto-financement.
  

S'il manque un élément compte sur le GST pour aller à la pêche aux infos ^^

Le budget ajusté : pour les gros projets, il peut-être intéressant de voir "où on en est" en actualisant le budget après les premières dépenses. Ça permet de corriger le tir s'il y a eu des surcouts. Par exemple, si la location d'un camion vous coute finalement 70€ de moins que prévu parce que vous avez trouvé un bon plan, vous pourrez acheter de quoi faire des arm-locks de plus pour les nouvelleaux inscrit.e.s à l'action.

Le bilan : ce dernier n'est pas un budget mais y ressemble en tout point. C'est la liste des dépenses réelles qui permet de voir s'il y a des "bénéfices" ou des "pertes". On en reparle plus tard.

Si vous prévoyez une action anti-pub, avec juste quelques clés à acheter pour 10/20€, peut-être que vous pourrez vous contentez d'un simple message à votre GT Finances. Dans ce cas, passer "comment financer son action".

Comment financer son action

Une fois que vous avez fait la partie "dépenses" de votre budget, il faut trouver comment financer l'action. Et là, il y a plusieurs options, qui peuvent être combinées.

L'autofinancement : en faisant passer une boite à don pendant le brief ou sur le lieu de l'action. Cela peut aussi passer par un QR code sur tous les tracts ou sur les affiches, qui redirige vers la page de l’événement sur Open Collective ou du GL. Ça peut facilement couvrir une bonne partie des dépenses même si c'est difficile à estimer à l'avance.

Pensons aussi aux transports vers l'action qui peuvent être en tout ou partie laissés à la charge des rebelles qui en ont les moyens.

La vente : pertinent pour tous les "bonus" intégrés à l'action. Nourriture, vêtements XR...

Pour les cantines c'est le mode à privilégier et si vous avez réussi à faire de la récup, vous n’aurez aucun mal à couvrir vos frais. Indiquer un coût moyen, tout en laissant un prix libre, facilite des dons suffisants.

Peut aussi être considéré comme autofinancement tout ce qui peut être vendu pour l'action. A Ende Gelende, les combinaisons blanches étaient fournies au prix coutant (2€).

Rappelons que la gratuité et la démonétisation de nos échanges sont souvent des objectifs à XR et qu'il serait chouette de ne pas rentrer dans des logiques rentabilistes.

Le logo XR est protégé par son auteur et ne peut être vendu sur des supports. Oubliez donc les pull XR à 25€ comme le BDE d'école de commerce. En revanche, on peut tout à fait imaginer une boite à dons subtilement disposée sur une table de stickers, pins ou drapeaux gratuits.

Le financement par XR : c'est pour beaucoup d'actions le financement principal. En effet, de nombreux dons alimentent les caisses locales et nationales pour être mobilisables en cas de besoin, alors pourquoi s'en priver !

Les groupes finances locaux (GT) ou le groupe national (GST) ont besoin d'un budget pour accorder un financement. Iels s'assurent par exemple qu'il n'y a pas de dépenses abusives (payer des dizaines technicien.ne.s pour un concert du festival local de l'écologie) ou hors cadre XR (acheter des caméras pour observer chez lui notre cher Pouyané).

Mon budget est tout prêt : comment faire pour avoir le financement ?

• L'envoyer à mon GT Finances (si j'en ai un) qui peut aider pour les derniers détails. Il va aussi estimer s'il peut à lui seul financer l'action localement. A défaut, il peut renvoyer la coordo vers le GST ou le faire lui-même.
• Envoyer la demande au GST (si tout n'est pas financé localement). Il aura besoin de maximum 2 semaines pour accorder le financement et posera peut-être quelques questions.

Les frais de participation : encore jamais vu pour une action, mais tout à fait à propos pour des événements festifs ou de formation. #CampClimat

Mon financement est accordé : et après ?

Une fois le financement accordé, un "projet" est créé sur Open Collective. Il devient un peu "le compte en banque" de la coordo avec la somme accordée déposée dessus.

Pour être remboursé.e.s, les rebelles faisant des dépenses auront besoin d'une facture ou d'un ticket de caisse complet. C'est très important d'insister auprès des personnes qui vont acheter des trucs : prenez la facture* !

Ensuite, sur l'Open Collective, il faut se créer un compte, aller sur l’événement et "demander un remboursement"/"envoyer une dépense" et suivre les étapes. Le tuto en image est ici :

Chaque dépense est validée par un.e des référent.es finances du GT ou du GST, cette personne voit les factures mais aussi l'IBAN, d'où l'importance de ne pas indiquer son nom au moment du remboursement.

*_{Si vous n'avez pas de facture pour une dépenses (brocante, Le Bon Coin, oublie...), vous pourrez rédiger une déclaration sur l'honneur : "Je soussigné [Pseudo] déclare avoir réalisé le [date d'achat], pour le compte de l'association Alerte Planète, une dépense de [XX€] pour l'achat de [Objet de la dépenses]. [Date et Signature]".}

Après l'action

Déjà bravo et merci d'avoir participé à sauver le monde !

Ensuite, petit conseil : ne pas trainer pour clôturer la compta. Il faut rapidement rassembler les factures, avant qu'elles ne se perdent ou que les personnes passent à autre chose. 2 semaines devraient largement suffire à régler toutes ces questions de remboursements.

Une fois le dernier remboursement fait, vous pouvez faire un petit message au GT ou au GST pour indiquer si vous avez tenu le budget.

En cas de 'bénéfices'
S'il reste de l'argent non dépensé, que ce soit en cash ou sur l'Open Collective, le GT/GST finances va organiser le rapatriement de l'argent vers le compte du GL/GST.

En cas de 'déficit'
Au contraire, si vous avez dépensé plus que prévu, il faudra trouver des financements complémentaires pour que des rebelles ne se retrouvent pas sans remboursement. Ces situations ne sont pas graves et peuvent arriver facilement pour tout un tas de raisons (camion de logistique envoyé en fourrière, matériel perso d'escalade non rendu par la police, sous-estimation du coût des banderoles...). Suivant les montants, une petite demande assez simple au GT/GST vous permettra d'obtenir un complément. A défaut, la coordo sera accompagnée pour trouver d'autres solutions.

Enfin, la coordo peut intégrer le bilan financier dans le bilan d'action à envoyer aux rebelles. Ces éléments (passionnants n'est-ce pas ?) permettront aux suivant.es d'avoir une meilleur idée des coûts. C'est ce qu'on appelle capitaliser (miam) sur les expériences ^^